La facturation est une étape incontournable dans la vie d’un freelance. Entre les mentions légales à respecter, la numérotation à suivre, la TVA à gérer et le suivi des paiements, il est facile de se sentir dépassé. Pourtant, une facture bien rédigée est non seulement une obligation légale, mais aussi la clé pour sécuriser vos revenus et maintenir une trésorerie saine. Alors, comment créer une facture conforme ? Quelles bonnes pratiques adopter pour s’assurer d’être payé à temps ? Ce guide vous accompagne pas à pas.
A retenir :
- Une facture de freelance n’est pas un simple document administratif : elle officialise une mission et vous donne le droit légal de réclamer un paiement.
- Pour être valable, elle doit comporter un certain nombre de mentions obligatoires définies par la loi.
- Sa création suit des étapes précises, depuis le choix de l’outil jusqu’à son envoi au client, et sa gestion ne s’arrête pas à cette dernière étape : il est essentiel d’en assurer le suivi, de relancer si besoin et de les archiver correctement.
La facture est à la fois un document comptable, juridique et commercial. Elle atteste de la vente d’un bien ou d’une prestation de service et matérialise l’accord conclu avec votre client. Contrairement au devis, qui n’est qu’une proposition de prix sans valeur contraignante, la facture engage les deux parties. Elle peut aussi prendre la forme d’une facture d’acompte, qui correspond à un paiement partiel en cours de mission, ou d’une facture de solde, qui clôture la transaction.
Ce document a une valeur probante en cas de litige avec un client. C’est aussi un pilier de votre comptabilité et un justificatif de revenus indispensable auprès de l’administration fiscale.
Mais est-elle toujours obligatoire ? La réponse dépend de votre type de clientèle. Si vous travaillez avec des professionnels (relation B2B), vous devez obligatoirement émettre une facture, quel que soit le montant. Pour les particuliers (relation B2C), l’obligation est moins stricte : vous n’avez pas à facturer systématiquement, sauf si le client le demande. Attention toutefois, car en cas de manquement aux règles de facturation, les sanctions peuvent être lourdes : jusqu’à 75 000 € d’amende, sans compter le risque de redressement fiscal et de pénalités de retard.
Chaque facture doit clairement identifier les parties en présence. Vous devez y indiquer vos informations complètes (nom, prénom ou raison sociale, adresse professionnelle), vos numéros d’identification (SIREN ou SIRET, code APE) et, le cas échéant, votre numéro de TVA intracommunautaire. Celles de votre client doivent également apparaître, notamment son nom ou sa raison sociale, son adresse et, pour un professionnel européen, son numéro de TVA intracommunautaire.
Ensuite, certains éléments doivent obligatoirement figurer dans le corps de la facture. Le mot « Facture » doit être clairement mentionné pour éviter toute confusion avec un devis ou un bon de commande. Chaque facture doit aussi comporter un numéro unique, suivant une séquence logique et continue. Vous devez indiquer sa date d’émission, ainsi que la date de réalisation de la prestation ou de livraison si elle est différente.
La partie descriptive est également fondamentale. Chaque prestation doit être détaillée avec précision, en mentionnant un intitulé clair, une quantité (heures, jours ou forfait) et un prix unitaire hors taxes. Les taux de TVA doivent être précisés pour chaque ligne concernée, sauf si vous bénéficiez d’une exonération, auquel cas la mention « TVA non applicable – article 293 B du CGI » est obligatoire. Enfin, la facture doit récapituler les montants, avec le total hors taxes, le montant de TVA et le montant toutes taxes comprises.
Les informations de paiement ne doivent pas être négligées. La date d’échéance, qui découle du délai accordé à votre client, doit apparaître noir sur blanc. Vous devez préciser les moyens de règlement acceptés (virement, chèque, etc.), indiquer vos coordonnées bancaires, mentionner le taux des pénalités en cas de retard ainsi que l’indemnité forfaitaire légale de 40 € prévue pour les frais de recouvrement.
La première étape consiste à choisir le bon outil. Un logiciel de facturation en ligne présente de nombreux avantages : il automatise les calculs, garantit la conformité légale et facilite le suivi. Des solutions comme Freebe, Henrri ou Abby sont conçues pour simplifier la vie des freelances. L’utilisation d’un tableur (Excel ou Google Sheets) reste une option gratuite, mais elle demande davantage de rigueur et de vigilance.
La deuxième étape est le remplissage et la numérotation. Pour éviter les contestations, reprenez systématiquement les informations du devis validé par le client. Adoptez une numérotation claire, par exemple « 2024-001 » ou « 2024-03-001 ». Avant tout envoi, prenez le temps de vérifier chaque détail : mentions légales, calculs de TVA et coordonnées.
Enfin, l’envoi doit se faire au format PDF, car ce format a une valeur juridique et ne peut être modifié. Transmettez la facture par e-mail, avec un objet explicite comme « Facture n° 2024-001 – [Nom du client] » et accompagnez-la d’un message professionnel et cordial. Pensez à demander un accusé de réception pour vous assurer qu’elle a bien été reçue.
L’envoi n’est que le début. Dès qu’une facture est envoyée, mettez à jour votre tableau de suivi avec le statut « Envoyée » et notez la date. Programmez des rappels avant et après l’échéance afin de ne rien laisser passer. Vérifiez régulièrement votre compte bancaire pour rapprocher les paiements et marquer les factures comme réglées.
Si un paiement tarde, commencez par une relance amiable, un simple e-mail ou un appel. Si cela ne suffit pas, une relance plus officielle par courrier est de mise, en rappelant les détails de la facture et les pénalités de retard. En dernier recours, une mise en demeure peut précéder une procédure de recouvrement ou une action en justice.
Il arrive aussi qu’une facture nécessite une correction. Dans ce cas, il est interdit de la modifier ou de la supprimer. La seule solution légale est d’émettre une facture d’avoir (ou note de crédit), qui doit mentionner la référence de la facture d’origine et préciser la raison de l’annulation ou de la rectification.
Enfin, n’oubliez pas vos obligations d’archivage. La loi impose de conserver vos factures pendant dix ans. Vous pouvez opter pour une version numérique (cloud sécurisé, disque dur externe) ou papier, mais veillez à les classer par année et par numéro. Cette organisation vous fera gagner un temps précieux en cas de contrôle fiscal ou de recherche d’une facture ancienne.
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